KOMMUNIKATION IM HR

Bei Job Ambition sind wir zu Hause im Bereich Human Resources. HR ist für uns mehr als eine reine Profession – sie ist eine Leidenschaft. Wir brennen für die Personalbranche und haben den Anspruch, etwas zur Welt „HR“ beizutragen. #ConsciusHR.

Unsere Leidenschaft beruht auf der Tiefgründigkeit und Komplexität dieses Themengebietes. Es gibt kaum etwas Spannenderes als menschliche Interaktion. Jeder Mensch ist gleich, und doch sind wir alle so verschieden. Daher wird es im Bereich HR nie langweilig.

KOMMUNIKATION IST INDIVIDUELL

Im vorherigen Beitrag habe ich bereits über die Bedeutung von Kommunikation gesprochen – vor allem im Bereich HR und in Zeiten der Digitalisierung. Kommunikation ist das Herzstück unserer Tätigkeit im Personalwesen. Jeden Tag haben wir Kontakt mit verschiedenen Menschen – aus verschiedenen Kulturen und Ländern, Altersklassen, Positionen und Wirtschaftszweigen. Mit Kunden, Bewerbern, Kollegen und potenziellen Kunden. Dabei lassen wir uns auf den jeweiligen Ansprechpartner ein und passen unsere Kommunikation an. Nicht immer ein einfacher Job, aber dadurch wird es auch niemals langweilig.

REGELN FÜR EINE GELUNGENE BUSINESS COMMUNICATION

Trotz dieser Individualität gibt es übergreifende Regeln, die Grundlage für eine erfolgreiche Kommunikation im Business-Kontext sind. Diesem Thema haben wir eine unserer zweiwöchigen Inno-Sessions gewidmet (siehe Beitrag Inno-Sessions) und aus eigener Erfahrung acht grundlegende Regeln für eine gelungene Kommunikation festgelegt:

Regel Nummer 1: HÖRE ZU

„Wow Hammer, danke dir für diesen genialen und alles verändernden Tipp! *Hust*“
I know, sounds obvious. Sollte man zumindest meinen. Doch wie oft hattest du bereits das Gefühl, dass dein Gegenüber dir nur mit einem Ohr zuhört?
Höre stattdessen aufmerksam und bewusst zu – mit beiden Ohren. Das hat nicht nur einen praktischen Nutzen. Denn so es entgeht dir nichts. Auch ist es ein Zeichen von Respekt. Schenke deinem Gesprächspartner deine volle Aufmerksamkeit. Mache dir gegebenenfalls Notizen, damit dir nichts entgeht und lasse dich nicht von äußeren Faktoren ablenken.

In Zeiten von Online-Konferenzen empfiehlt es sich zudem, deine Kamera einzuschalten. Auch, wenn dein Gegenüber seine Kamera nicht eingeschaltet hat. Dadurch kann er dich sehen und sich sicher sein, dass er deine vollkommene Aufmerksamkeit hat.

Netter Side Effect zu Home-Office Zeiten: Es gibt einen Anlass, sich aus dem Pyjama zu schälen und sich etwas zurecht zu machen. Zumindest im Rahmen des Kamera-Winkels. Die Jogginghose darf also erhalten bleiben. 😉 Wir wollen ja nichts überstürzen.

Regel Nummer 2: LESE ZWISCHEN DEN ZEILEN

Oftmals ist es nicht nur von Bedeutung, was dein Gegenüber sagt, sondern was dein Gegenüber NICHT sagt. Nicht jeder kommuniziert klar und direkt heraus. Daher braucht es Feingefühl, unterschwellige Botschaften zu erkennen und zu lesen.

Mache dir Notizen und gehe das Gespräch nach Abschluss nochmals in Gedanken durch: Was hat dein Gegenüber gesagt, wie hat er etwas gesagt und welche unterschwelligen Botschaften lagen hinter dem Gesagten. Oftmals ist das nicht eindeutig. Interpretiere daher nicht zu viel in das Gesagte, sei aber aufmerksam.

Regel Nummer 3: KÖRPERSPRACHE, GESTIK UND MIMIK

Wenn du deinen Gesprächspartner sehen kannst, achte auf Mimik, Gestik und Körpersprache. Mimik und Gestik sind zu einem großen Teil unterbewusst und können so wertvolle Informationen liefern: Ist dein Gesprächspartner aufmerksam, gelangweilt, erregt, genervt, in Eile?

Keine Sorge, dafür musst du kein Profi im Lesen von Körpersprache werden. Genauso wie die meisten Gestiken und Mimik unbewusst geschehen, so verstehen wir diese unterbewusst. Auch in einem internationalen Kontext. Denn: Auch wenn Beispielweise Handzeichen Kulturabhängigkeit sein können, scheinen grundlegende Mimiken und Gestiken universell verständlich zu sein (s. FACS- Modell nach P. Ekman).

Indizien können beispielsweise sein: Ein nervöses Herumrutschen auf dem Stuhl, ein fokussierter oder abschweifender Blick, ein Heben der Augenbrauen oder ein Schräg-legen des Kopfes.

Regel Nummer 4: AKTIVES ZUHÖREN

Es ist ein absoluter Klassiker in der Kommunikationswissenschaft: Die Altbekannte 80/20 Regel. Höre zu 80% zu und halte deinen eignen Gesprächs-Anteil gering, bei circa 20%. Denn meistens geht es darum herauszufinden, was dein Gegenüber möchte.

Diese Regel ist allerdings sehr situationsabhängig. Wenn du ein Gespräch moderierst oder deinen Kunden über etwas informierst, kann der Gesprächsanteil sehr variieren. Es empfiehlt sich aber, generell aktiv durch gezieltes Nachfragen und Wiederholen zuzuhören.

Gehe sicher, dass du etwas richtig verstanden hast, indem du aktiv nachfragst: „Ich fasse also zusammen … Ich schlussfolgere also, dass …“ So können Missverständnisse vorgebeugt werden. Halte es allerdings im Rahmen, um den Gesprächsfluss nicht zu unterbrechen. Du möchtest schließlich kein Papagei sein.

Regel Nummer 5: VORBEREITUNG

Gehe nicht unvorbereitet in ein wichtiges Gespräch. Mache dir Gedanken darüber, welches Thema angesprochen werden soll, welche Aspekte von Bedeutung sind, wo du und dein Gesprächspartner stehen und was das Ziel des Gespräches ist.

Notizen können dir dabei helfen, wichtige Punkte nicht zu vergessen. Bereite dich situationsabhängig auf mögliche Fragen vor und habe Antworten parat. Das zeugt von Professionalität und ermöglicht eine effektive Kommunikation. Mache dir Gedanken, wie du das Gespräch strukturieren kannst und möglichst effizient zum Ziel der gemeinsamen Kommunikation zu gelangen.

Regel Nummer 6: NACHBEREITUNG

Die Nachbereitung beginnt bereits am Ende des Gesprächs. Fasse gemeinsam mit deinem Gesprächspartner oder deiner Gesprächspartnern Beschlüsse, Ergebnisse, Einigungen und Folgerungen zusammen, um ein unmissverständliches Ergebnis zu haben.

Mache dir anschließend Notizen und sortiere deine bisherigen Notizen aus dem Gespräch. Oftmals machen Notizen nur im direkten Kontext einen Sinn. Daher empfiehlt es sich die Nachbearbeitung direkt im Anschluss an das Gespräch zu machen. Ansonsten läuft man Gefahr, Dinge zu vergessen oder nicht mehr richtig einordnen zu können.

Regel Nummer 7: FINDE EIN POSITIVES ENDE

In der Psychologie spricht man von dem sogenannten Recency-Effekt: Das Ende eins Gesprächs bleibt am stärksten im Gedächtnis. Stelle also sicher, dass das Gespräch ein emotional positives Ende findet. Vor allem wenn es sich um ein kompliziertes oder gar schwieriges Thema handelt. Lächle und finde einen positiven Abschluss. Betone beispielsweise wie ertragreich und zielführend das Gespräch war. Bringe das Gespräch in einen positiven Kontext und gebe einen positiven Ausblick auf die Zukunft.

Doch das Geheimrezept ist nach wie vor: Lächle. Ein Lächeln hat noch nie etwas geschadet und ist bekannter Weise nach wie vor die schönste Art, jemandem die Zähne zu zeige. 😉

Regel Nummer 8: SEI AUTHENTISCH

So viele Regeln, die es in einem Gespräch zu beachten gibt: Komplette Aufmerksamkeit, aktives Zuhören, ohne zu nerven, das Lesen unterschwelliger Botschaften, ohne zu viel zu interpretieren, das Achten auf Körpersprache, ohne dabei das Gesagte aus den Augen zu verlieren. Klingt sehr viel und sehr komplex. Und das ist es auch. Kommunikation ist immer komplex, gerade wegen der bereits erwähnten Individualität eines jeden Menschen.

Aber im Endeffekt kommt es auf eines an: Behalte diese grundlegenden Regeln im Hinterkopf, doch bleibe natürlich. Sei nicht künstlerisch und übertrieben regel-konform. Glücklicher Weise ist Kommunikation zwar eine Fähigkeit, die zwar gelernt und geübt werden möchte, aber mensch-gegeben ist. Bei all den Regel und der Professionalität bleibe dir und deiner eigenen Persönlichkeit treu und zeige diese.

Schlussendlich sind wir alle nur Menschen und suchen nach menschlicher Interaktion. Wir sind nicht perfekt und müssen dies in Gesprächen auch nicht sein. Wichtig ist eben auch die Authentizität.

 

 

 

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