Im Evernote-Blog erschien gestern ein Artikel, der sich mit den Einsatzmöglichkeiten und Features von Evernote im Recruiting befasste. Dazu wurde die dortige Personalverantwortliche DeeDee Breaux um Tipps gebeten, wie sie das Online-Notiz-Tool in ihren täglichen Workflow einbindet. Diese möchte ich hier kurz zusammenfassen und beispielhaft darstellen:
Die grundsätzlichen Möglichkeiten von Evernote habe ich hier im Blog bereits kurz vorgestellt. Zur Nutzung im Recruiting-Umfeld ist es ratsam, ein neues Notizbuch für jede offene Vakanz anzulegen und darin zunächst Informationen zur Stelle, (interne) Prozesse, Fragen für spätere Interviews oder auch die (Links zur) Stellenausschreibung selbst als neue Notizen anzulegen.
Daraufhin können Profile von Bewerbern als einzelne Notizen angelegt werden. Etwaige Anhänge – wie der Lebenslauf oder Gesprächsprotokolle, Referenz-Checks, etc. – lassen sich einfach in diese integrieren bzw. anhängen. Verwendet man die Premium- oder Business-Version von Evernote lassen sich angehängte Dokumente (PDF, Office-Dateien, etc.) sogar im Volltext durchsuchen.
Es ist zudem ratsam, die einzelnen Notizen mit Schlagwörtern („Tags“) zu versehen, um ein noch bequemeres Auffinden später zu gewährleisten. Checklisten in Evernote eignen sich besonders gut, um beispielsweise die Prozessabläufe für die Kandidaten fest- und einzuhalten. Und die Reminder-Funktion kann gut verwendet werden, um an Gesprächstermine oder an interne „Deadlines“ erinnert zu werden und lassen sich jeder Notiz hinzufügen:
Jede einzelne Notiz als auch das gesamte Notizbuch kann jederzeit auch mit den Kollegen (im Recruiting und/oder Fachbereich) geteilt werden und können dann gemeinsam bearbeitet werden.
Grundsätzlich bietet Evernote also jede Menge Möglichkeiten, die für Personaler interessant sein können. Allerdings handelt es sich auf der anderen Seite auch um ein Unternehmen mit Sitz und Serverstandort in den USA, sodass man sich vorher immer gut überlegen sollte, welche Daten man dem Dienst anvertraut bzw. anvertrauen darf (aufgrund von Richtlinien zu Informationssicherheit, Datenschutz, etc.). Ein Business-Konto sollte für diese Zwecke meiner Meinung nach auf jeden Fall angelegt werden, bevor man vertrauliche Unternehmensdaten einpflegt, weitere Informationen zur Sicherheit und zum Datenschutz für Evernote Business gibt es hier.
Foto: Screenshot Evernote (29.07.2014)
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